Politique de confidentialité — Agence Distinction
1. Qui sommes-nous
Agence Distinction Inc. (« l'agence », « nous ») est une agence québécoise qui représente des artistes et les propose pour des événements : animation, spectacles, musique de cérémonie et conférences.
La présente politique s'applique à l'application Gestion Agence Distinction (gest.agencedistinction.ca), l'outil de gestion interne de l'agence. L'application n'est pas ouverte au public : les comptes sont créés par l'agence, pour son personnel et pour les artistes qu'elle représente. La politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, comment nous les protégeons et quels sont vos droits, y compris pour les données reçues des API Google (section 6).
2. Renseignements que nous recueillons
- Artistes représentés : nom et nom de scène, coordonnées (courriel, téléphone, adresse), renseignements de profil (biographie, photos, répertoire), disponibilités, renseignements de facturation et d'abonnement, données saisies dans le module de comptabilité de l'artiste et statistiques de consultation de leur fiche sur agencedistinction.ca.
- Clients de l'agence : nom, coordonnées, détails de l'événement (date, heure, lieu, choix musicaux), soumissions, contrats, factures, paiements et réponses aux sondages de satisfaction.
- Tous les utilisateurs de l'application : adresse courriel, mot de passe (conservé sous forme hachée, jamais en clair), réglages de vérification en deux étapes et journaux de connexion (date, adresse IP, navigateur) servant à la sécurité.
- Données Google : seulement si un artiste connecte volontairement son agenda Google (voir la section 6).
3. Utilisation des renseignements
Nous utilisons ces renseignements uniquement pour :
- préparer et gérer les réservations (soumissions, contrats, factures et paiements);
- vérifier les disponibilités des artistes avant de proposer des dates à un client;
- communiquer avec les clients et les artistes (confirmations, rappels et documents) par courriel ou par texto;
- gérer les abonnements des artistes et leur offrir leurs outils (profil, comptabilité, statistiques);
- protéger les comptes et l'application (authentification, vérification en deux étapes, journaux de sécurité);
- respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.
Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement. Nous ne les vendons jamais et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
4. Communication à des tiers
Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucun renseignement personnel. Certains fournisseurs traitent des renseignements pour notre compte, uniquement pour faire fonctionner le service :
- Stripe : paiements par carte. Les numéros de carte sont saisis directement chez Stripe et ne sont jamais conservés par l'agence;
- notre fournisseur d'envoi de courriels et notre fournisseur de textos : envoi des messages transactionnels;
- Google : Agenda Google (section 6) et Google Maps (calcul des distances de déplacement dans la comptabilité des artistes);
- notre hébergeur web, qui héberge l'application et sa base de données.
Ces fournisseurs ne peuvent utiliser les renseignements qu'aux fins prévues. Certains peuvent les traiter à l'extérieur du Québec. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige.
5. Conservation
Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus. Les documents comptables et fiscaux (contrats, factures, paiements) sont conservés pendant la durée exigée par la loi. Ensuite, les renseignements sont détruits ou anonymisés. Les règles propres aux données Google sont décrites à la section 6.
6. Données des utilisateurs Google (Agenda Google)
La connexion d'un agenda Google est facultative et réservée aux artistes. L'artiste la lance lui-même depuis la page « Mon agenda Google » de son espace membre et donne son autorisation sur l'écran de consentement de Google.
6.1 Données consultées
Portée demandée : https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (lecture seule). L'application lit :
- la liste des agendas du compte (nom et identifiant), pour que l'artiste coche ceux qui reflètent ses disponibilités;
- dans les agendas cochés seulement, du premier jour du mois courant à la fin du troisième mois suivant : le titre, la date et l'heure de début et de fin, le statut, l'indicateur « libre/occupé » et la visibilité de chaque événement, ainsi que l'étiquette technique qui identifie les événements créés par l'agence, le cas échéant.
L'application ne demande jamais à Google la description, le lieu, les participants ni les pièces jointes des événements. Les événements marqués « libres », « privés » ou annulés sont ignorés.
6.2 Utilisation
Ces données servent uniquement à afficher les disponibilités de l'artiste en trois créneaux par jour (avant-midi, après-midi, soirée) :
- à l'artiste lui-même, sur sa page « Mon agenda Google »;
- au personnel autorisé de l'agence (administrateurs et adjoints), sur la fiche de l'artiste et au moment de proposer des artistes pour une date. Le titre de l'événement qui occupe un créneau s'affiche en info-bulle pour aider à confirmer la disponibilité.
Ces données sont consultatives : elles n'écartent jamais un artiste automatiquement. Elles ne servent à aucune autre fin : pas de publicité, pas de profilage, pas de revente et pas d'entraînement de modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique.
L'application ne crée, ne modifie et ne supprime jamais rien dans les agendas.
6.3 Stockage et conservation
- Conservé dans notre base de données jusqu'à la déconnexion de l'agenda ou la suppression du compte : les jetons d'autorisation remis par Google (accès et actualisation), l'identifiant et le nom des agendas cochés, la date de connexion et le dernier message d'erreur de connexion, le cas échéant.
- Jamais enregistré dans notre base de données : le contenu des événements. Le résultat de la lecture (créneaux occupés et titres) est gardé dans un cache temporaire sur le serveur pendant 15 minutes au plus, puis effacé automatiquement. L'application relit Google au besoin.
6.4 Partage
Les données reçues de Google ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers, ni transférées à une autre application. Seuls l'artiste et le personnel autorisé de l'agence les consultent, aux fins décrites en 6.2 et avec le consentement que l'artiste donne en connectant son agenda. Notre hébergeur web ne fait qu'héberger la base de données. Une communication n'aurait lieu que si la loi l'exige.
6.5 Protection
- Tous les échanges avec Google et avec l'application sont chiffrés (HTTPS).
- Les jetons ne sont utilisés que par le serveur. Ils ne sont jamais affichés ni transmis au navigateur.
- L'accès à l'application est réservé aux comptes créés par l'agence, protégés par un mot de passe et une vérification en deux étapes. Les disponibilités d'un artiste ne sont visibles que par cet artiste et par le personnel autorisé.
6.6 Déconnexion et suppression
- Le bouton « Déconnecter » de la page « Mon agenda Google » supprime immédiatement les jetons de notre base de données et vide le cache. L'application cesse alors tout accès à l'agenda.
- L'accès peut aussi être retiré en tout temps dans le compte Google : myaccount.google.com/permissions.
- La suppression du compte d'un artiste supprime aussi ses jetons Google.
- Toute demande de suppression peut être envoyée à info@agencedistinction.ca. Nous y répondons dans les 30 jours.
6.7 Utilisation limitée
L'utilisation et le transfert à toute autre application, par l'Agence Distinction, des informations reçues des API Google respecteront le Règlement sur les données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).
7. Sécurité
Nous protégeons les renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité : connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, vérification en deux étapes, accès limité selon le rôle de chaque utilisateur et journaux de connexion. Aucune mesure n'est infaillible. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec.
8. Vos droits
Vous pouvez demander d'accéder à vos renseignements personnels, de les faire corriger ou supprimer, ou retirer votre consentement (par exemple en déconnectant votre agenda Google). Écrivez-nous à info@agencedistinction.ca. Nous répondons dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
9. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est la fondatrice de l'agence. Vous pouvez la joindre à info@agencedistinction.ca ou au (514) 260-1569.
10. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique. La date de mise à jour figure en haut de la page. Avant d'utiliser les données Google à une nouvelle fin, nous demanderons de nouveau le consentement des artistes.
11. Nous joindre
Agence Distinction Inc.
811 rue Gatien, Marieville, Qc, J3M 1J1
info@agencedistinction.ca · (514) 260-1569
Google user data — English version
This section restates section 6 above for English-speaking readers.
- Who and why: artists represented by Agence Distinction Inc. may optionally connect their Google Calendar from the “Mon agenda Google” page of the members area. The agency uses it only to see when the artist is busy before proposing them for an event date.
- Scope: https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (read-only). The app never creates, edits or deletes anything in the calendars.
- Data accessed: the list of the account's calendars (name and ID), so the artist can select the ones that reflect their availability. In the selected calendars only, from the first day of the current month to the end of the third following month: each event's title, start and end date and time, status, free/busy flag and visibility, plus the agency's own technical tag on events it created, if any. Event descriptions, locations, attendees and attachments are never requested. Events marked free, private or cancelled are ignored.
- Use: the data is shown as three daily time slots (morning, afternoon, evening) to the artist and to authorized agency staff (administrators and assistants). The title of a busy event appears as a tooltip. The data is advisory only and is never used for advertising, profiling, resale, or to develop, improve or train artificial intelligence or machine learning models.
- Storage and retention: the OAuth tokens (access and refresh), the selected calendars' IDs and names, the connection date and the last connection error message are stored in our database until the artist disconnects or the account is deleted. Calendar events are never stored in our database. The processed result (busy slots and titles) is kept in a temporary server cache for at most 15 minutes, then deleted automatically.
- Sharing: Google user data is not sold, rented, shared with third parties or transferred to any other app. Only the artist and authorized agency staff see it. Our web host only hosts the database. Data would be disclosed only if required by law.
- Protection: all traffic is encrypted (HTTPS). Tokens are used server-side only and never sent to the browser. App access is limited to agency-created accounts protected by a password and two-step verification.
- Disconnection and deletion: the “Déconnecter” button deletes the tokens from our database immediately and clears the cache. Access can also be revoked at any time at myaccount.google.com/permissions. Deleting an artist's account also deletes their Google tokens. Deletion requests: info@agencedistinction.ca (answered within 30 days).
Limited Use: Agence Distinction Inc.'s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.